Qui traite vos données
KOMULY est édité par IMMOME, SAS au capital de 100 782 €, RCS Lille Métropole 794 984 559, 187 boulevard de la Liberté, 59800 Lille (voir les mentions légales).
IMMOME est responsable des traitements nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service : comptes, connexion, double authentification, journaux, e-mails. Pour les informations propres à chaque société (associés, capital, documents, assemblées), le rôle d’IMMOME vis-à-vis de la société et de son gérant responsable conjoint ou sous-traitantà confirmer est en cours de validation.
Contact pour vos données : contact@dividom.com, ou par courrier à IMMOME, 187 boulevard de la Liberté, 59800 Lille. Délégué à la protection des données : aucun désigné à ce jourà confirmer
Pendant la reprise de l’espace des sociétés de la plateforme Dividom (app.dividom.com), KOMULY s’appuie sur les mêmes comptes et les mêmes données que cette plateforme. Les traitements propres à la plateforme Dividom sont décrits dans sa politique de confidentialité.
Données, finalités et durées
KOMULY ne traite que les données utiles au suivi de vos sociétés. Il ne vend ni ne loue aucune donnée.
| Traitement | Données | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Compte et connexion | Adresse e-mail, prénom et nom, mot de passe (conservé uniquement sous forme d’empreinte non réversible), rôles dans les sociétés. Pour limiter les tentatives de connexion : adresse IP et e-mail saisis, gardés en mémoire du serveur pendant un quart d’heure au plus. | Le compte est celui de la plateforme Dividom, dont KOMULY reprend l’espace des sociétés : il suit la durée de vie de ce compte. La session de connexion expire au bout de 8 heures. |
| Espace associé | Sociétés dont vous êtes associé, parts et mouvements de capital, comptes courants d’associé, valorisations, informations financières et comptables de la société, actualités et calendrier. | Durée de votre participation à la société, puis durée à définirà confirmer |
| Messagerie | Messages échangés entre les associés et le gestionnaire de la société, auteur, date ; récapitulatif quotidien envoyé par e-mail aux gestionnaires. | durée à définirà confirmer |
| Documents et photos | Fichiers déposés dans l’espace de la société (statuts, procès-verbaux, comptes, procurations, photos), nom du fichier, auteur et date du dépôt. Un fichier remplacé est conservé. | durée à définirà confirmer |
| Assemblées et votes | Convocations, réponses de présence, procurations, votes et votations, avec leur date. | Preuve des décisions de la société : durée à définirà confirmer |
| Signature électronique | Pour une procuration ou un bulletin à signer : nom, prénom, e-mail, téléphone (facultatif, pour le code de vérification par SMS) et document à signer, transmis à Youtrust. | Suivi de la demande dans KOMULY : durée à définirà confirmer. Les preuves de signature sont conservées par Youtrust selon ses propres conditions. |
| Journal d’activité de l’espace associé | Action effectuée, date, résultat et identifiants techniques (jamais le texte saisi, un nom de fichier ou une adresse). | 13 mois. |
| Journal d’audit de l’équipe de gestion | Chaque action des gestionnaires et de l’équipe KOMULY : auteur, société, valeurs avant et après (IBAN masqués, textes longs remplacés par leur empreinte), empreinte non réversible de l’adresse IP. | 10 ans pour les opérations financières, le capital, les souscriptions et les redistributions ; 3 ans pour le reste. |
| E-mails | Adresse du destinataire et contenu du message, préparés au moment de l’envoi ; la file d’envoi ne garde que des identifiants et l’identifiant du message chez le prestataire. | 90 jours après l’envoi. |
| Double authentification | Pour les membres de l’équipe de gestion (obligatoire pour les administrateurs et les gestionnaires) : clé de l’application d’authentification (chiffrée), codes de secours (sous forme d’empreinte), essais récents (au plus 5 échecs par quart d’heure). | Tant que la double authentification est active sur le compte. |
Les journaux ne peuvent être ni modifiés ni supprimés avant la fin de leur durée de conservation. Leur suppression automatique au terme de cette durée reste à mettre en place.
Bases légales
- Exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) : compte, connexion, espace associé, messagerie, documents, assemblées et votes, signature électronique, e-mails liés à ces services.
- Obligations légales (article 6.1.c) : conservation des pièces et décisions que la société doit tenir, sécurité des traitements (article 32 du RGPD).
- Intérêt légitime (article 6.1.f) : sécurité du service (limitation des tentatives de connexion, double authentification de l’équipe), journal d’activité et journal d’audit, récapitulatif des messages pour les gestionnaires.
KOMULY ne fait aucune prospection commerciale et ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard.
Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles, selon les droits définis pour chaque société : aux autres associés de la même société pour les informations partagées entre associés, au gérant et aux gestionnaires de la société, et aux membres habilités de l’équipe KOMULY. Elles peuvent être communiquées aux autorités qui en font légalement la demande.
Les prestataires suivants les traitent pour le compte d’IMMOME, uniquement pour faire fonctionner le service :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Vercel Inc.440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, États-Unis | Hébergement de l’application | Fonctions de l’application exécutées à Francfort (région fra1) ; réseau de diffusion mondial |
| Neon, LLC, filiale de Databricks, Inc. (partie au contrat Neon)Databricks, Inc., 160 Spear Street, Suite 1300, San Francisco, CA 94105, États-Unis | Base de données | Union européenne : Francfort (Allemagne) |
| Amazon Web Services EMEA SARL38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg | Stockage des fichiers (documents, photos, procurations) | Union européenne : Francfort (région eu-central-1) |
| Plus Five Five, Inc. (Resend)2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, États-Unis | Envoi des e-mails | États-Unis (traitement principal indiqué par Resend) |
| Youtrust SAS (anciennement Yousign), RCS Caen 794 513 986Rue de Suède, avenue Pierre Berthelot, 14000 Caen, France | Signature électronique (procurations, bulletins) | Union européenne (hébergement déclaré par Youtrust : Amazon Web Services EMEA SARL, succursale française) |
Transferts hors de l’Union européenne
La base de données et les fichiers sont hébergés dans l’Union européenne, à Francfort, et l’application y est exécutée. Vercel, Neon (groupe Databricks), Amazon Web Services et Resend sont toutefois des sociétés américaines ou appartenant à des groupes américains, et Resend traite les e-mails principalement aux États-Unis. Les garanties prévues par chacun sont :
| Prestataire | Garanties publiées |
|---|---|
| Vercel Inc. | Clauses contractuelles types de la Commission européenne (accord de traitement de Vercel) |
| Neon, LLC, filiale de Databricks, Inc. (partie au contrat Neon) | Data Privacy Framework UE–États-Unis (Neon, LLC y est couverte) et clauses contractuelles types |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Clauses contractuelles types intégrées aux conditions de service d’AWS |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | Clauses contractuelles types et Data Privacy Framework UE–États-Unis (accord de traitement de Resend) |
Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à l’adresse de contact ci-dessus.
Sécurité
- Échanges chiffrés (HTTPS) ; cookie de session protégé, inaccessible aux scripts de la page.
- Mots de passe jamais conservés en clair ; nombre de tentatives de connexion limité.
- Double authentification obligatoire pour les administrateurs et les gestionnaires du back-office ; chaque action du back-office est inscrite au journal d’audit.
- Accès cloisonné : chacun ne voit que les sociétés et les rubriques auxquelles son rôle lui donne droit.
Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité de vos données, d’un droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, et du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Certaines données ne peuvent pas être effacées tant que la société ou IMMOME doit les conserver (décisions d’assemblée, journaux, pièces comptables).
Pour exercer vos droits, écrivez à contact@dividom.com ou à IMMOME, 187 boulevard de la Liberté, 59800 Lille. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe. Un justificatif d’identité peut vous être demandé en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
Cookies et stockage local
KOMULY n’utilise ni mesure d’audience ni cookie publicitaire. Il dépose un seul cookie, strictement nécessaire à la connexion, et garde votre réglage des animations dans votre navigateur. Le détail figure sur la page cookies et stockage local.
Vidéos des assemblées retransmises : elles sont hébergées par YouTube (Google). Rien n’est chargé depuis YouTube tant que vous ne cliquez pas sur « Afficher la vidéo (YouTube) » ; après ce clic, le lecteur (en mode confidentialité renforcée, youtube-nocookie.com) est chargé depuis les serveurs de Google, qui reçoivent alors votre adresse IP et peuvent déposer leurs propres traceurs, selon les règles de confidentialité de Google.